Die Mails Ihrer Website landen im Spam? Wir sagen Ihnen warum

・verfasst von Florian Werner

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Wir befinden uns mitten in der Weihnachtszeit und viele Onlineshops feiern Hochsaison. Millionenen von Statusmails verlassen täglich die Server der E-Commerce Anbieter, doch viele hunderttausend davon landen ungelesen in den Spamfiltern der E-Mailprovider oder der E-Mailsoftware der Kunden. Auch viele Nachrichten, die über Websites versendet werden, wie beispielsweise transaktionale Mails, wie die Mails bei einer “Passwort vergessen” Funktion, landen häufig im Spam Ordner. Dies ist ärgerlich, da Ihre Kunden häufig direkt vor dem Rechner bzw. Smartphone auf diese Mail warten um beispielsweise eine Bestellung absenden zu können.

Woran erkennt ein Filter Spam?

Spam wird an mehreren Kriterien meist sehr zuverlässig erkannt. Zu den Kriterien gehören der Absender bzw. dazugehörend die URL des Absenders.
Der Server, über welchen die Nachricht abgesendet wird, spielt eine große Rolle, dieser kann vom Filter problemlos nachvollzogen werden. Auch der Header, der in jeder E-Mail mitgesendet wird und für Sie unsichtbar bleibt (in vielen Mail Programmen kann man sich diesen sogar anzeigen lassen) sorgt dafür, dass man Spam Mails zuverlässig erkennen kann. Ein weiterer Indikator ist selbstverständlich auch der Inhalt der Mail. Hier können verschiedene Wörter die Spam Filter “triggern”.

Dies klingt theoretisch einfach, ist aber in der Praxis gar nicht so leicht. Beispielsweise ist das Wort “Rechnung” ein klassischer Indikator für eine Spam Mail. Da aber natürlich viele echte Rechnungen per E-Mail versendet werden, wäre eine falsche Einordnung hier sehr nachteilig. Aus diesem Grund geben die meisten Spamfilter für die verschiedene Kriterien eine bestimmte Anzahl an Punkten und erst wenn eine gewisse Gesamtpunktzahl erreicht ist, wird die Spam abgewiesen oder als Spam markiert. So vermeidet man falsche Einordnungen aufgrund eines einzigen Faktors, der nicht erfüllt wird. Ob Ihre Mail geblockt werden würde und was dafür ausschlaggebend wäre, können Sie übrigens schnell und einfach mit diesem Tool testen.

Milliarden Spam Mails werden täglich versendet, deshalb ist eine zuverlässige Erkennung dieser Mails für die meisten Provider eine wichtige Grundvoraussetzung

Wie versendet eine Website Mails?

Grundlegend gibt es für den Versand von E-Mails eine Reihe an Möglichkeiten. Diese verschiedenen Ansätze sind unterschiedlich anfällig im Spamfilter zu landen und kommen in unterschiedlichen Geschwindigkeiten im Posteingang des Empfängers an.

Versand per PHP Sendmail

Dies ist die Standardvariante für die allermeisten Websites. Sie wird gerne benutzt, um Formulare zu versenden, Benachrichtigungen an Benutzer zu senden und teilweise sogar auch als Versandweg für interne Newsletterfunktionen. Das schöne an dieser Funktion ist, sie ist extrem schnell eingebaut und wird deshalb sehr gerne bei kleineren Websites mit geringem Mailaufkommen genutzt (Wissen für Geeks: Technisch gesehen werden auch diese Mails über einen SMTP Server versendet, der in der PHP Konfigurationsdatei des Servers, der php.ini Datei, eingetragen ist). Leider sind es vor allem diese Mails, die besonders häufig im Spam Ordner landen. Das hat technisch gesehen viele Gründe. Meist liegt es daran, dass eine andere Domain der Absender der Mail ist, als die Domain des Servers.

Oft liegt es auch an einem schlechten E-Mail Header, der zu wenige Informationen enthält. Hier sollte zumindest immer ein sogenannter SPF Record eingetragen sein, dies ist vereinfacht gesagt ein Code, der in Ihrer Mail mitgesendet wird, der sich dann auch online auf Ihrer Website findet. So kann der Empfänger sicher sein, dass die Mail auch von Ihnen kam.

Wir nutzen gerne selber PHP Sendmail, weil sich dadurch sehr schnell E-Mails realisieren lassen und man schnell die ersten Tests machen kann. Der Aufwand für die Umsetzung ist hier auch eher gering und man kann Kosten sparen. Allerdings sollten Formulare, die darüber versendet werden unbedingt noch zusätzlich gespeichert werden. Nichts wäre ärgerlicher, als eine Anfrage über die Website zu erhalten und diese nicht zu empfangen, da sie vom Spamfilter abgefangen wurde. Für größere Mailaufkommen und eine nahezu verlustfreie Sendung von Mails empfehlen wir jedoch andere Wege.

Versand per SMTP

Diesen Versandweg kennen die meisten, die schon einmal ein E-Mail Postfach in Outlook oder auf ihrem Smartphone eingerichtet haben. In der Praxis hinterlegt man hier in der Website einen SMTP Server, der bei Ihrem Webhosting meist dabei ist. Aber es gibt auch wesentlich elegantere Wege. Wir nutzen selbst gerne zertifizierte und CSA Whitelisted Server, diese verursachen zwar monatliche Kosten, haben jedoch eine Zustellrate nahe 100% und arbeiten höchst zuverlässig. Durch spezielle Einträge hinter Ihrer Domain, können die Empfänger Ihrer Mail Sie als Absender verifizieren, dadurch werden Ihre Mails als vertrauenswürdig eingestuft.

Versand über Schnittstelle zu Dienstleistern

Es gibt zahlreiche Dienste, die sich auf eine schnellstmögliche und höchst zuverlässige Versendung von E-Mails spezialisiert haben. Hier unterscheidet man zwischen transaktionalen Mails, die bei Aktionen des Nutzers ausgelöst werden, wie z.B. bei einer Registrierung, und zwischen Marketing Mails, wie z.B. Newsletter. Für transaktionale Mails nutzen wir gerne postmarkapp.com, auf die z.B. auch IKEA setzt. Dieser Dienst hat es sich zum Ziel gemacht möglichst mit 100% Zustellrate binnen weniger Sekunden alle großen E-Mail Provider zu erreichen. Dies ist für eine Mail, auf die der Kunde meistens wartet, eine lohnenswerte Investition, denn nichts ist in der Praxis teurer, als ein frustrierter Kunde. Wobei wir hier in der Praxis von unter 0,1 Cent je Mail sprechen, nur damit Sie wissen in welchen Kostenbereichen wir uns bewegen.

Bei transaktionalen Mails ist eine schnelle Zustellung absolute Pflicht, der Benutzer wartet meist direkt am Gerät auf diese E-Mails

Zusammenfassung

Investieren Sie gerade dann, wenn die Zustellung von hoher Wichtigkeit ist, unbedingt ein paar wenige Euro pro Monat in Ihre E-Mailserver. Bei der Telefonanlage oder dem Handyanbieter ist es für die meisten Unternehmer selbstverständlich einen Premiumanbieter zu nutzen und die Verfügbarkeit als einen der größten Indikatoren für einen guten Anbieter heranzuziehen. Wenn Sie die gleichen Faktoren auch auf die Auswahl Ihres E-Mail Versandweges anwenden machen Sie auf jeden Fall alles richtig.

Geschrieben von
Florian Werner