Sind Freemail Anbieter für geschäftliche Mails geeignet?

Tagtäglich sehen wir, und um es ehrlich zu sagen häufig auch in den ländlichen Regionen, Transporter auf den Straßen, bei denen einige hundert Euro in die Folierung und Beklebung gesteckt wurde. Auf dem zweiten Blick sieht man dann das, was in unseren Augen einer der größten Fehler gerade von kleineren Unternehmen und häufig auch Handwerksbetrieben ist, wenn es um ein seriöses und professionelles Auftreten geht.

Was sind eigentlich Freemail Anbieter

Unter Freemail Anbietern versteht man alle Anbieter, welche kostenfreie E-Mail Adressen anbieten. Die bekanntesten E-Mail Adressen sind:

  • @t-online.de
  • @yahoo.de
  • @gmail.com
  • @web.de

Natürlich gibt es noch viele weitere Anbieter, in Deutschland stößt man jedoch meistens auf diese vier Anbieter. Bei Ihnen erhält man nach einer kurzen Anmeldung eine kostenlose E-Mailadresse, die meistens so in der Art lautet: m.mustermann@t-online.de. Um diese E-Mail Adressen abzufragen, kann man sich dann entweder auf der Website des Anbieters einloggen, man kann die App des Anbieters nutzen oder teilweise sogar die Mails per IMAP auf seinem Desktop oder Mobilgerät ansehen.

Wie verdienen diese Anbieter ihr Geld

Um es gleich vorweg zu nehmen, um einen Dienst an der Menschheit geht es keinem dieser Anbieter. Auch im Jahr 2018 kosten Speicherplatz und Serverressourcen die Anbieter ein paar Cent im Monat. Wie lohnt sich das also für die großen Anbieter, die teilweise mehrere Millionen E-Mailadressen pro Woche hinzubekommen? Sie können es sich bestimmt schon denken - über Werbung. Die Anbieter haben in Ihren Mails häufig einen Platz bei ausgehenden Mails reserviert, in dem Werbung eingeblendet wird. Auch beim Abrufen Ihrer Mails werden Sie mit Werbung überschüttet. Manche Anbieter verkaufen sogar den Inhalt Ihrer Mails, um Werbekunden ein gezielteres Targeting zu ermöglichen. Natürlich ist das in anonymisierter Form und der Werbepartner von Google kennt nicht den Inhalt Ihrer Mail oder den Empfänger und Absender, aber durch dieses programmatische Auslesen der Mail erhalten Werbekunden die Möglichkeit zu erfahren, dass Sie evtl. gerade den Kauf eines neuen Autos planen. So können Ihnen passende Werbeanzeigen angezeigt werden.

Was ist an Freemail Anbietern nun schlecht?

Wenn es um Ihre privaten Mails geht, nichts. Diese können Sie gerne weiterhin über einen Freemail Anbieter abfragen und versenden, wenn Sie die Werbung nicht stört, dann sind diese eine gute und kostenfreie Alternative.

Für geschäftliche Mails - ganz offen gesagt - lassen Sie das! Schnellstmöglich! Freemail Adressen sind nicht für Geschäftskunden ausgelegt und sollten für die geschäftliche E-Mail Kommunikation, und sei Ihre Firma auch noch so klein, niemals genutzt werden! Die Gründen möchten wir Ihnen erklären …

Oh Gott ist das billig …

So könnten die Gedanken Ihrer Kunden lauten, die zum ersten mal eine E-Mail von Ihnen erhalten. Kunden sind es gewohnt E-Mails von Firmen von deren Domain zu erhalten. Vergleichen Sie eine mustermann@t-online.de mit einer info@mustermann.de wäre es wohl so, wie wenn Sie bei Ihrme Kunden mit einem auffälligst beklebten kostenlosen Leihauto Ihrer Werkstatt vorfahren, im Vergleich zu Ihrem, speziell foliierten, Firmenwagen.

Die Wirkung beim Kunden ist geradezu katastrophal, es entstehen Gedanken wie „ist der morgen auch noch da?“ oder „meint er es überhaupt ernst mit seinem Unternehmen“. Kunden wissen genau genau, wie schnell man solche eine Mailadresse anlegen kann, weil sie in der Regel selbst so ein Postfach haben. Eine Firma mit solch einer E-Mailadresse wird im Kopf Ihrer Zielgruppe sofort degradiert werden.

Werbung innerhalb der Mails

Verheerend für die Wirkung dieser Mails ist vor allem auch deren Inhalt. Unterhalb Ihres Textes finden sich häufig noch Werbeanzeigen und das schlimme dabei ist, dass sich diese bei vielen E-Mailanbietern nach dem Inhalt der Mail richten. Schreiben Sie Ihrem Kunden beispielsweise gerade ein Angebot für das Streichen seines Wohnzimmers könnte das fatale geschehen, dass ein anderer Malermeister direkt in Ihrer E-Mail oder darunter als bezahlte Anzeige eingeblendet wird. Die Wirkung davon müssen wir Ihnen sicherlich nicht erklären.

Einordnung als Spam und was die DMARC damit zu tun hat

Keine Sorgen, wir haben uns nicht verschrieben und die D-Mark kommt auch nicht zurück. Unter DMARC versteht man ein Abkommen zur Einordnung von E-Mails. Der Absender kann bestimmen, wie mit seinen Mails verfahren werden soll, wenn diese nicht von seiner Domain stammen. Das kann z.B. der Fall sein, wenn Sie Ihre E-Mail als Absender in einer Software wie z.B. Ihrer Buchhaltungssoftware hinterlegen. Dieses verschickt seine Mails oft über einen eigenen Maildienst und setzt dann Ihre eingegebene Absenderadresse ein. Das Problem hierbei ist, dass der Empfängerserver merkt, dass die Mail nicht von @yahoo.de kommt sondern z.B. von @lexware. Da in der DMARC Policy von Yahoo festgelegt ist, dass es in diesem Fall eine Blockade der Mail, einen sogenannten Hard Bounce, gibt, wird Ihre Mail nie Ihren Empfänger erreichen.

Rechtliche Probleme und Skalierbarkeit

Auch rechtlich gibt es einige Probleme mit kostenlosen E-Mailanbietern. Wie gewährleisten Sie z.B. die gesetzlich vorgeschriebene E-Mailarchivierung oder das Löschen der Mails gemäß DSGVO? All das ist bei den Freemailanbietern einfach nicht vorgesehen.

Auch die Skalierbarkeit leidet enorm. Für einen Mitarbeiter reicht eine Mailadresse aus, aber was machen Sie sobald die ersten Mitarbeiter hinzukommen? Legen Sie für jeden eine extra @t-online.de Adresse an oder erhalten alle Zugriff zu einem Postfach. Wie sieht es in letzteren Fall mit den Rechten aus? Was passiert wenn ein Mitarbeiter das Passwort ändert und und und ...

Sie merken schon die technischen Probleme werden endlos, von Kalender und Kontaktsynchronisation wollen wir gar nicht erst sprechen.

Wie löst man das Problem

Nichts leichter als das, alles was Sie brauchen ist eine eigene Domain, ab dann steht Ihnen Tür und Tor offen für eine professionelle E-Mail Verwaltung. Sie können Ihre Mails bequem per IMAP nutzen oder alternativ einen Dienst wie Microsoft Exchange oder Google G-Suite nutzen für eine noch professionellere Verwaltung. Für eine Domain und das passende E-Mail Hosting dahinter können Sie gerne auf uns oder auch auf Ihre Bürotechnik Firma bzw. Ihren IT Betreuer zugehen. 

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