Stehen Sie auf einer E-Mail Blacklist?

・verfasst von Florian Werner


Ein Problem, welches bei Firmen immer wieder auftaucht - Newsletter und auch normale Mails kommen nach dem Versand bei deren Kunden niemals an. Der Grund dafür ist einfach erklärt, aber umso schwieriger ist es, dieses Problem wieder zu lösen. Wir sprechen von der sogenannten Blacklist bzw. besser gesagt den Blacklists, denn davon gibt es eine ganze Menge. Einer Liste voller E-Mail Adressen, deren Mails bei E-Mail Providern geblockt werden. Stehen Sie mit Ihrer Website auf dieser Liste haben Sie ein Problem und zwar ein Großes.

Aber beginnen wir von vorne. Was ist eigentlich eine Blacklist? Kurz gesagt ist das eine Echtzeit Datenbank von IP Adressen und Domains, die als Spam-Versender oder sogar als Schadsoftware-Versender eingestuft worden sind. Oft arbeiten viele E-Mail-Provider zusammen und lassen ihre Ergebnisse gemeinsam in eine geteilte Blacklist einfließen, um die Filterung immer weiter zu verbessern. Das bedeutet für Sie, werden Sie von einem Provider in die Blacklist aufgenommen, kann es passieren, dass Sie bei vielen anderen Providern auch nicht mehr im Posteingang Ihrer Empfänger landen.

Es gibt Blacklists, die nicht nur Ihre Domain, sondern auch Ihre IP Adresse  hinterlegen. Aus diesem Grund ist auch die Auswahl des richtigen Hosters so wichtig für Sie. Um in einer Blacklist zu landen, kann es auch passieren, dass ein anderer Website Betreiber, der zufällig auf dem gleichen Server liegt, gehackt worden ist und deshalb Spam Mails versendet. Lesen Sie hierzu gerne auch unseren Blogbeitrag über die wichtige Entscheidung des richtigen Hostings. Investieren Sie deshalb lieber in professionelle Hosting Lösungen bei Providern, die diese Problematik kennen und Verfahren und Prozesse haben damit umzugehen. Im Idealfall haben Sie Ihren eigenen Server mit Ihrer eigenen einzigartigen IP Adresse, die Sie komplett administrieren können.

Wie funktionieren E-Mail Blacklists

Unternehmen wie das Mail Abuse Prevention Systems überwachen den Mailverkehr zwischen zahlreichen Providern und erstellen über ausgereifte Algorithmen Listen, auf die E-Mail Provider zugreifen können. Über diese Listen steuern die Provider dann Ihre Filterung. So können E-Mail Provider gewährleisten, dass Millionen von Spam Mails gar nicht erst in deren Infrastruktur gelangen. Das ist nicht nur ein wichtiger erster Schritt zur Filterung der Mails für den Endkunden, sondern es spart natürlich auch wertvolle Ressourcen, wie Speicherplatz und Rechenleistung.

Wenn Sie eine Mail versenden, wird immer die IP Adresse bzw. Domain des SMTP Servers, den Sie benutzen, gespeichert. Diese wird anschließend mit den Blacklists abgeglichen. Gibt es hierbei einen Treffer, landet Ihre Mail sofort im Spam/Junk Ordner des Empfängers. Werden Sie als wiederholter Spam Server in den Blacklists geführt oder versendet Ihre IP Adresse sogar Schadsoftware werden Ihre Mails vom Server direkt abgewiesen und erreichen nicht einmal den Spam Ordner des Empfängers.

Wie landet man eine IP Adresse oder Domain in einer Blacklist?

Ganz einfach, haben Sie sich schon mal gefragt, was passiert, wenn Sie bei Ihrem E-Mail Provider oder in Ihrer E-Mail Software auf den Button “Als Spam markieren” klicken? Viele Software Anbieter und Provider arbeiten mit Blacklist Anbietern zusammen. Entscheidend dafür, ob Sie bei Ihrem Empfänger im Spam Ordner landen sind:

  • Ein Empfänger Ihres Newsletters hatte diesen gar nicht abonniert und berichtet dies an seinen Provider
  • Ein Empfänger hatte keinen "Opt-In" Link erhalten
  • Ein Empfänger erhält zu viele Mails
  • Die Inhalte der Mails werden nie gelesen
  • Es gibt keinen Abmelde-Link in den Mails
  • Erneuter Versand an bereits nicht mehr existierende Mailadressen

Natürlich ist nicht gleich jeder kleine Fehler ein Grund in den Spam-Filtern der Provider zu landen. Eine kleine Quote fehlerhafter Mails ist völlig in Ordnung solange ein bestimmter Schwellenwert nicht überschritten wird.

Woher weiß man, dass man auf einer Blacklist steht?

Es gibt viele bekannte Seiten auf denen man dies selbst herausfinden kann. Diese Seiten prüfen, ob die eigene IP Adresse oder Domain in einer Liste vorkommt. Wir selbst verwenden hier gerne die mxtoolbox. Diese Seite prüft alle großen Blacklists in einem einzigen Aufruf. So sparen Sie sich wertvolle Zeit und müssen nicht jede Datenbank separat abfragen.

Außerdem ist es wichtig, E-Mails, die Sie nicht zustellen können zu analysieren. Sie erhalten normalerweise eine E-Mail Error Benachrichtigungen über einen sogenannten Hard-Bounce. Ein Hard Bounce bedeutet, dass die Mail nicht zugestellt werden kann und auch nicht, wie ein Soft Bounce, später ein weiterer Zustellversuch unternommen wird. Schauen Sie sich die Error Meldung innerhalb des Berichts genau an, sie gibt einen Aufschluss darüber, ob diese Mail evtl. aufgrund eines Eintrags in einer Blacklist abgelehnt wurde. Die Error Meldung lesen zu können bedarf manchmal etwas Erfahrung. Gerne können Sie uns die Error Meldungen weiterleiten. Wir “übersetzen” diese dann für Sie.

Wie schafft man es von einer Blacklist gelöscht zu werden?

Dies ist gerade bei einem weniger professionellen Hostern gar nicht so einfach. Einige Blacklist Betreiber besitzen Online Assistenten, die Sie durch den Austrage-Prozess führen. Wichtig ist aber, dass Sie immer selbst der Inhaber Ihrer IP Adresse sein müssen. Wenn Sie nur ein Shared Hosting besitzen, also mit vielen anderen Kunden gemeinsam auf einem Server liegen, wenden Sie sich bitte immer an Ihren Hoster, der sich um diese Angelegenheit dann kümmern sollte.

Vorsorge ist besser als Nachsorge

Wie in unserem Blogbeitrag schon erwähnt ist Vorsorge immer besser als Nachsorge. Halten Sie sich deshalb bitte unbedingt immer an das kleine 1x1 des E-Mail Marketings. Versenden Sie immer nur Mails an Adressen, die Sie auch benutzen dürfen. Senden Sie niemals Werbebotschaften ohne vorherige Einwilligung des Nutzers. Beachten Sie dabei auch bitte die rechtlich notwendige Opt-In Verifizierung, bei der der Kunde die Eintragung nochmals via eines Links in einer Verifizierungsmail bestätigen muss. Achten Sie aber bitte auch darauf, dass Ihr Inhalt für Ihre Kunden immer relevant ist.

Versenden Sie keine belanglosen Mails, mit schlechten Betreffzeilen, die extrem niedrige Leseraten nach sich ziehen. Beachten Sie natürlich auch rechtliche Notwendigkeiten, wie einen “Abmelde-Link”. Entscheiden Sie sich außerdem unbedingt für einen professionellen Hoster. E-Mails versenden, gerade im Business Bereich, sollte niemals kostenlos sein. Zahlen Sie für eine zuverlässige Zustellung immer ein paar Euro pro Monat. Das Geld ist gut investiert, denn nichts schadet dem Vertrauen am Anfang einer Geschäftsbeziehung mehr als Kontaktpunkte, die unseriös oder dubios wirken. Zu guter letzt testen Sie Ihre Mails auf Zustellbarkeit und Spamgefahr. Wir empfehlen dazu gerne dieses Tool.

Fazit zu E-Mail Blacklists

E-Mail Blacklists sind eine tolle Sache, sie reduzieren das weltweite Spamaufkommen dramatisch. Wie so oft im Online Marketing ist es allerdings sehr einfach den E-Mail Blacklists zu entgehen, erstellen Sie hervorragenden Content, halten Sie sich an geltendes Recht im Onlinemarketing, investieren Sie Geld in eine hochwertige Infrastruktur und behandeln Sie Ihre Kunden so, wie auch Sie gerne behandelt werden möchten. Gehen Sie mit der Zeit Ihrer Kunden respektvoll um und versenden Sie nur wertvollen Content.

Geschrieben von
Florian Werner